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浅析文书档案管理中存在的问题及对策

时间:2017-06-07 10:33 本文网址:http://www.caigaowang.com/view-11404.html 作者:admin 努力统计中... 人参与浅析文书档案管理中存在的问题及对策访问量在线咨询

山东省菏泽市人力资源和社会保障局 徐召宏 274000

摘 要:在农场的档案管理中,文书档案管理是衡量农场档案管理水平的一个重要指标,其管理水平的高低直接影响到的一个企业或一个事业单位资料保存的完整性,档案资料的处理质量。为了能够提高文书档案管理水平,应该提高农场文书档案公共的应用地位,处理好文书档案管理与其他档案管理之间的关系,强化各部门之间的互动合作,做好文书档案和资料的收集工作,建立有效的文书档案管理机制和工作流程,加强文书档案的管理工作,树立文书档案管理的规范化、高效化、标准化,这样才能提高文书档案的工作效率,为单位的建设和发展提供强有力的保证。本文主要从文书档案的特点和现今文书档案管理工作中出现的问题入手,提出了解决问题的对策和建议,希望能为文书档案管理工作的开展提供一定的帮助。

关键词:文书档案 管理 问题 对策

文书管理是档案管理中衡量一个企业或者单位的管理水平高低的重要标志,是所有档案建设的基础保障和所有重要档案资源的发源地,其管理水平的高低直接关乎企业各种档案资料和相关文献的质量和完整性。在管理工作开展中要做到工作的规范化、高效化和标准化,这样才能够提高工作的效率和档案文书的利用率,为企业的建设和发展提供最直接的保障。

一、文书档案管理中存在的问题

1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题

文书档案工作是将两个不同的职业综合成一个独特的门类,文书工作与档案管理工作之间既有相互交叉的通性又有各自独特的工作部分。理论的工作当中,应该将两种工作有机结合起来,形成一整套完整的分体式的档案管理系统。但在实际的企业之中,文书管理和档案管理是两个相互独立的系统,实行的是分块管理,这是一种科学有效的管理模式,但是,这种模式在很大程度上拉长了文书工作与档案工作之间的工作长度,常常会导致两种工作在实际应用中无法正常衔接,出现短节的现象。长此以往就会导致文书人员对档案管理意识淡薄,档案人员也很少会考虑到相关的文书工作,致使二者之间在衔接上出现较大的难度。

2.人员偏少,并兼顾其他工作

在一些企业尤其是在农场这种自我经营的环境里,办公室的办公人员一般只配备最多3名专职人员,而档案管理人员是更加的缺乏。于是一些文书档案管理人员一般都由办公室的职员承担,这些工作人员除了要完成自己的本职工作之外,还需要负责办公室的各种文件的收发、电子文件的综合处理、后勤保障、信息传达、各种文书档案的收集等方方面面的工作,工作人员真正投入到档案管理上的时间是十分有限的。这种状况往往就会导致文书档案和资料的收集范围不集中、不明确、收集工作不及时、材料的准确性辨别困难、收集合力不强劲等方面的问题。

3.档案员的培训工作仍需加强

在一些工作单位常常会出现这样的情况一些从事文书档案管理的工作人员不是相关专业毕业的人员,也没有经过专业的培训,关于档案的管理、分类汇总、立卷等知识是一知半解,不得要领,这些工作人员的素质与新时期对档案管理人员的要求相差甚远。一些企业的档案管理人员虽然取得了一定的职业资格证书,但缺少对新型档案管理知识的学习,相关档案管理培训和继续教育学习较为缺乏,对档案工作有一定的概念和了解后,又没能及时更新知识,进一步提高档案管理水平。

二、提高文书档案管理工作水平的对策

1.提高单位文书档案工作的应有地位,转变观念,提高素质

不断提高管理者和员工对文书档案管理重要性的认识,同时要让管理者和员工能够理解相应的档案管理工作,引起他们的重视、关心和支持,做到将档案管理工作纳入到农场经营的总体战略规划和全年的工作重点中去。在档案设施建设上要不断加大设施的投入力度和建设力度,使档案管理设施的建设和发展不断朝着规范化、高效化、信息化方向迈进。在平时的档案管理工作中,要变被动为主动,从以往的被动的向有关部门提供档案工作材料为主逐渐转变利用档案材料做到积极参与管理者的决策需要,提高文书档案管理和服务的主动性和前瞻性。此外,随着科学技术和网络通信技术的应用和大范围的普及,对文书档案管理工作提出了更高的要求,这就要求相关档案管理的工作人员能够及时快速的学习新知识、新理论,充分体现员工学习业务的积极性和主观能动性。

2.搞好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案管理的重要支撑,文件质量的高低与好坏直接会影响到档案人员归档效率和档案质量的好坏,没有较高质量的文件就不可能有高质量的档案。文书档案部门是实现档案高质量的基础,因此,就要求文书人员要有较强的档案管理意识,做好各种文书材料的立卷和归档。不管是任何的文件,在处理过程中要时刻想到以后的档案工作,实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。

3.加强部门间协作 , 做好文书档案收集工作

文书档案中的许多具有较高利用价值的档案往往来自于不用的职能部门,因此,处理好各个部门之间的档案管理关系,不断完善档案管理的质量和建设的结构,是未来档案管理部门一项重要的工作。为此,就需要加强各部门间的协调与沟通,保证各种文件和档案资料收集渠道的畅通无阻。档案的收集要注意要着重收集能够揭示一个企业的历史、现状和未来发展进展的相关领域的文件和档案。

三、结语

文书档案管理工作的开展,要尽力把握一个企业或一个单位机关工作的重点和未来的发展方向,明确档案的主题,定位准确,自觉的为企业或事业单位的发展大计和战略目标服务,从不同的方面考虑文书档案管理工作,形成服务全局的强大合力。

参考文献

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